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O que é o ciclo PDCA e como aplicá-lo?
Por: Julia Drumond 24 de Julho de 2017 em: Blog

As atividades do dia a dia exigem rotina. Em Gestões empresariais, seja de Processos ou Estratégica, rotinas também são fundamentais para que sejam assertivas.

A prática de gestão exige, portanto, métodos e ferramentas para orientar e otimizar a rotina. Neste artigo ensinaremos como adotar uma gestão estratégica com o método PDCA.

Mas, afinal, o que é o Ciclo PDCA e como aplicá-lo?

O ciclo PDCA é uma ferramenta de gestão com objetivo de promover a melhoria constante dos processos empresariais por meio de um circuito de ações. Ferramenta de gestão interativa , vinda da Gestão da Qualidade, que consiste na gestão cíclica da organização, tendo como foco a melhoria contínua, por meio da distribuição das etapas de planejamento. Criada entre os anos 1920 e 1930, e amplamente divulgada a partir dos anos 1950 por Edward Deming ("pai” do controle de qualidade moderno), tem como principais objetivos a agilidade, a clareza e o foco constante no planejamento.

ciclo  pdca

O ciclo PDCA, também conhecido como Ciclo de Deming, possui esse nome devido ao nome em inglês das suas etapas que o compõem, “PLAN-DO-CHECK-ACT” ou “PLAN-DO-CHECK-AJUST”, sendo:

> P (verbo “Plan”) – PLANEJAR: Fase mais completa, que exige maior  dedicação, especialmente da equipe estratégica da empresa. Aqui o foco é  planejar, com base nas diretrizes e políticas da sua empresa, as atividades, ações, metas e métodos de medição da gestão, traçando planos que se proponham a resolver os problemas levantados;

D (verbo “Do”) - FAZER, DESENVOLVER ou EXECUTAR: Fase de execução prática das tarefas e planos delimitados na etapa anterior, detalhando a realização e aderência às metas, com foco na manutenção da  coerência com o que foi planejado;

> C (verbo “Check”) - VERIFICAR ou CHECAR: Agora que você já planejou e implementou suas ações, este é o momento da medição, de estudo e de análise dos resultados, avaliados no contexto em que a organização está inserida. O foco aqui é controlar o desempenho e identificar desvios que possam gerar a necessidade de adequações ou adaptações no planejamento; 

> A (verbo “Action”) - AGIR ou AJUSTAR: Nada é tão bom que não possa ser melhorado e os desvios podem ser uma fonte valiosa de aprendizado. Por isso, após analisar os prós e os contras do seu projeto, a fase de ação sugere uma investigação mais profunda dos problemas identificados no intuito de gerar aprendizado e novas ações que alimentem e possam ajustar o planejamento. A Gestão da Qualidade, inclusive, já trabalha com a variação do PDCA como PDCL, sendo L de “Learn” = Aprendizado.

PDCA no Gerenciamento de processos

Os processos que compõem uma empresa geralmente envolvem: pessoas, máquinas, estrutura e materiais. 

qualidade de gestão

Para administração deste processos  é necessário um planejamento e uma rotina de acompanhamento além de disciplina nas medições. O ciclo PDCA deve ser utilizado durante  o gerenciamento , pois é uma metodologia fácil, adaptável à várias situações.

Para o gerenciamento de processos, existem dois modelos de acompanhamento base:  

> Gerenciamento de rotina: Método de padronização dos processos da empresa, para que funcionem de forma harmoniosa. O objetivo da padronização é fazer com que as atividades sejam executadas do mesmo modo, garantindo estabilidade;

> Gerenciamento para melhoria: Quando os processos já foram aprimorados, a empresa pode optar pelo gerenciamento de melhoria. Nele, a empresa deixa de fazer processos padronizados a fim de não ficar para trás em relação aos concorrentes.

Dicas: 

No momento do planejamento (Plan), estabeleça prioridades em processos e objetivos fundamentais para garantir os resultados, com metas coerentes com sua realidade e seus objetivos de médio e longo prazo. 

Coloque o plano de ação (Do), executando processos, entregando serviços ou produtos em si. Como dito anteriormente, é fundamental coletar dados durante essa etapa, para que subsidiar tomadas de decisão nas próximas.

Quando o plano for implementado, é fundamental fazer verificações em intervalos regulares (Check), analisando os dados reunidos durante a execução do plano de ação. Compare o que foi obtido com o que era esperado no planejamento do plano. As diferenças percebidas devem ser analisadas separadamente, positivas ou negativas, para gerar aprendizado e novas estratégias de gerenciamento.

Ao final do gerenciamento dos processos, é necessário subsidiar novas tomadas de decisão (Act) sempre com foco na melhoria contínua. Corrija os desvios que levaram a um resultado abaixo do esperado, verificando causas. Se o resultado foi igual ao esperado, ou melhor, detalhe e veja os pontos fortes e aqueles que podem ser melhorados. Implemente novamente e, após a execução e analise novamente os processos reestruturados. 

Planejamento PDCA e Sistema de Gestão Estratégica

 

ciclo  pdca

 

Não só a Gestão integrada de processos (ERP LINKCOM) aplica esta metodologia de gestão. Quando falamos em Planejamento Estratégico, o PDCA se mostra um aliado ainda mais forte, afinal lidamos com expectativas e visão de futuro.

Um exemplo de aplicação sistêmica do PDCA é o software GEPLANES que utiliza esta metodologia para orientar a construção do Planejamento Estratégico em empresas públicas e privadas.

Gostou desse tipo de abordagem em gestão? Quer saber mais sobre como a tecnologia pode ser utilizada a favor da Gestão?  Fale com um consultor e descubra como podemos auxiliá-los a vencer os desafios de sua organização.

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