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Sem fluxo de caixa, sem gestão! Simples assim.
Por: Comunicação LINKCOM 24 de Julho de 2018 em: Blog

Se você está envolvido na estão financeira de um negócio, em algum momento você pode ter a sensação de insegurança ao avaliar como esta a saúde financeira da empresa. Como saber se a sua empresa tem liquidez? Quais as principais fontes de receitas e os compromissos a honrar, presentes e futuros?

Implantar o controle do fluxo de caixa é indispensável para obter essas respostas.

 

Antes de tudo,  o que é o Fluxo de Caixa?

 

Em linhas gerais o fluxo de caixa é uma ferramenta básica de planejamento e controle financeiro, que retrata montantes recebidos e gastos de um negócio, analisados no tempo. O principal entrega do fluxo de caixa é informar qual é o saldo disponível à empresa (em dinheiro, em caixa, ou depositado em conta correntes, por exemplo) após pagamentos do periódo e para garantir que haja capital de giro disponível no futuro, quando necessário. A apuração do saldo  é feita, basicamente, pela diferença entre o total de recebimentos (vendas à vista, a prazo, cartõrs, etc) e pagamentos  (fornecedores, infraestrutura, salários, etc) programadas e realizadas, indicando quanto de "reserva" permanece em caixa para os próximos períodos e para eventuais compromissos.

Ter essas informações sobrea liquidez da empresa em mãos evidencia ao gestor o ponto de partida para tomar decisões em relação a aportes futuros, políticas de redução de despesas ou investimentos em novos Projetos.

Planejar e controlar o caixa é uma necessidade muito democrática do mercado, pois atinge pequenos, médios, grandes e multinegócios. Em microempresas  é comum que esse tipo de gestão seja feira com o registro simples de entradas e saídas, via  planilha ou similar, sob acompanhamento de um único responsável. Neste contexto, é aceitável a centralização da rotina operacional 

Entretanto,   quando duas ou mais pessoas estão envolvidas no processo completo de gestão financeira, planilhas se tornam itens de difícil acompanhamento e são mais sensíveis a falhas humanas e retrabalhos. Nesta realidade certamente haverá dificuldade de entregas em tempo hábil,  alguém sairá sobrecarragado na consolidação de informações e o saldo dispoível informado ainda sim pode estar incorreto. 

O que fazer? Controlar!

 

O controle do fluxo de caixa


Se o foco é otimizar o trabalho e trazer uma visão precisa dos registros consolidados em relatórios confiáveis, o mais recomendado é começar pelo básico. 

 

1- CONHEÇA SUA REALIDADE

Se você não planeja e não mede o desempenho financeiro, por consequência não gerencia o fluxo de caixa e pode tomar decisões erradas em cadeia. 

Faça um inventário ou diagnóstico da situação atual e categorize os lançamentos identificados por natureza: operacional, não operacional e investimentos. A partir daí, avalie criticamente seu histórico:

- Momentos de descontrole financeiro e aportes inesperados;

- Perda de subsídios para ajustar, corretamente, o preço de venda;

- Períodos de congelamento de promoções internas e Projetos

- Dificuldade de liquidações antecipadas que estavam previstas;

- Causas e impactos de inadimplência com fornecedores;

- Insegurança que impediram investimentos de longo prazo.

 

2- ESTRUTURE SUA ROTINA

É fundamental ter visão sistêcia e o pensamento voltado à análise dos impactos do presente no futuro. Para isso, o ideal é que o Fluxo de caixa contemple um horizonte de análise correspondente ao ciclo operacional da Empresa, geralmente anual.

Com o horizonte em mente, é necessário detalhar o primeiro ciclo operacional, categorizando entradas e saídas. Tal organização categorizada deve ser replicada, ainda, para o planejamento financeiro de longo prazo, geralmente previsto no Plano de Negócios da empresa.

Para começar:

- Crie uma rotina diária de registros dos valores que entram e saem no mês

- Desenhe um processo simples de análise do fluxo de caixa;

- Comece a pensar em reservas para futuros projetando expectativas de receitas e despesas, ao menos para o próximo trimestre;

- Analise o saldo em conta(s) diaramente, avaliando o mês corrente e os futuros;

- Confira se o saldo final do fechamento de caixa corresponde exatamente ao valor dos recursos disponíveis no caixa da empresa ou depositados em suas contas corrente 

- Em caso de desequilíbrio em relação ao esperado, avalie a necessidade de buscar opções para aumentar o capital de giro;

- Caso haja dinheiro além do previsto, reavalie compromissos futuros e investimentos

Abaixo uma representação do Fluxo de Caixa (FONTE: SEBRAE)


 

3- REGISTRE TUDO

Pode parecer muito preciosismo, mas controles detalhados exigem disciplina nos lançamentos:

- Registre toda e qualquer transações financeiras, desde o cafezinho infoensivo até gastos logísticos complexos;

- Informe, no momento do cadastro, prazos de vencimento e formas de pagamento (dinheiro, cartão,etc) de cada transação;

- Faça lançamentos  com atenção, dedique um tempo específico a eles

- Mantenha uma conta de contingência, que é uma reserva financeira para lidar com incertezas que possam surgir (ex: inadimplência);

- Opte por ferramentas que garantam dados atualizados em tempo real, deixar correções para depois só prejudicam o resutlados;

- Siga e otimize seus processos de controle, eles são o guia da equipe;

- Meça e tome decisões sob controle consolidados, ao menos, mensalmente;

Seja realista e conservador nas previsões das entradas e receitas. Evite o otimismo aqui;

- Utilize ferramentas de controle que melhor traduzam seu modelo de gestão.

 

4- FACILITE O CONTROLE

Optar por ferramentas de gestão, sejam planilhas ou sistemas, que automatizem lançamentos ajuda a minimizar índices de erros e retabalhos e permitem leituras corretas do rpesente e do futuro em tempo real, para favorecer decisões

Com atenção aos detalhes, a maturidade e segurança nas informações de controle aumentarão gradativamente e a sensação de que a situação financeira da empresa possa estar mascarada deixará de existir.

 

O fluxo de caixa e seus benefícios para decisões estratégicas


A tomada de decisões financeiras tem impactos significativos na gestão estratégica, que tem como foco o planejamento de longo prazo a partir de resultados. Nenhuma decisão pode ser tomada sem passar pelo controle minucioso do fluxo de caixa, justamente pois ele é o primeiro a indicar se há recursos financeiros para chegar onde se espera.

Aproveitar as informações originadas para fazer uma projeção estratégica é um passo fundamental. Nesse processo, o gestor não apenas reconhece suas fragilidades, mas planeja atitudes futuras e decisões estratégicas com a segurança. Fazendo isso já seria possível, no  mínimo:

- Comparar entradas e saídas em relação às previsões para o período, e distribuir ações de correção;

- Antecipar decisões e projetar o futuro, quanto a projetos de crescimento ou de redução:

- Planejar investimentos de expansão com detalhes em tempo hábil;

- Identificar a melhor data para pagamentos, conforme previsão realista de recebimentos;

- Rengociar prazos de pagamento e recebimento com antecedência, caso haja acontecimentos inesperados;

- Calibrar sua contingência



Como ser eficiente na Gestão


Já dissemos que implantar o controle do fluxo de caixa de forma bem estruturada é uma das funções indispensáveis às soluções de apoio à gestão financeira.

Se o foco da empresa é buscar eficiência operacional e controles precisos e em tempo real, um sistema de gestão integrada é a melhor alternativa. Sistemas de gestão empresarial ERP, possuem, não só esse tipo de relatório, mas demais controles financeiros abrangentes e adaptáveis à realidade da empresa, com o objetivo de auxiliar as empresas, especialmente no segmento de prestação de serviços. Além disso, os benefícios de softwares em nuvem (cloud) e 100% em ambiente Web trazem mais mobilidade aos gestores, através da integração das atividades administrativas e operacionais.


Precisa de ajuda com o fluxo de caixa? Quer aprimorar a gestão financeira do seu negócio? A Linkcom te ajuda! Tire suas dúvidas aqui.

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