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Automatização com um ERP, por quais tipos de processo começar!
Por: Comunicação LINKCOM 10 de Abril de 2018 em: Blog

Com foco na produtividade e na redução de custos, vimos que a busca por sistemas de gestão integrados e web tem crescido nos últimos anos.

A automatização traz os benefícios da eficiência produtiva e de custos otimizados ao substituir rotinas manuais e repetitivas pela gestão integrada em uma única plataforma. Ao reduzir custos operacionais é possível direcionar recursos especializados às atividades mais rentáveis. Ao reconhecer estes benefícios, a opção por um ERP é quase inevitável e exige comprometimento com o planejamento.

O primeiro passo deste planejamento é mapear, ao menos, os processos chave, prioritários a automatização via ERP. Mas como escolher e priorizar os processos?

A experiência nos mostra que os esforços utilizados para automatizar processos muito simples ou com baixa frequência de execução não trazem vantagens significativas à empresa como um todo. Mesmo com a possibilidade de otimizar estes processos pontualmente, buscar exemplos simples nem sempre é o melhor caminho para apresentar aos gestores os ganhos reais de um sistema de gestão integrado e isso pode inviabilizar o projeto de migração para um ERP em qualquer futuro próximo.

Para ajudar na identificação de processos, que retrata mais fielmente esta necessidade de automatização, indicamos algumas características que devem ser levadas em conta.

 

Processos rápidos e recorrentes

Processos curtos e recorrentes precisam ser confiáveis e são muito comuns, especialmente, em PMEs. Iniciar o planejamento por eles pode facilitar o entendimento dos demais processos, treinando a equipe no trabalho e na percepção de eventuais desvios. Em fluxos de processo curtos, a automatização é mais rápida e o índice eventuais desvios é menor. Outro ponto positivo é que, se o sucesso dos resultados pode ser verificado com rapidez, a garantia de  comprometimento é maior. O sucesso em processos curtos, a exemplo do processo de protocolo de documentos, garante rastreabilidade e tranquiliza gestores, deixando-os mais abertos a novas iniciativas semelhantes no futuro.

 

Processos com constantes retrabalhos

Qualquer fluxo de trabalho que envolve fases de gestão por pessoas ou conferência manual está mais sujeito a falhas. Neste tipo de processo, os gargalos em produtividade são evidenciados traduzidos em atrasos, erros, necessidade de supervisão constante, mão de obra especializada e repetições. Se os gargalos de produtividade estão aqui, os custos extras da empresa provavelmente estarão também. A automação auxilia na prevenção dessas situações, muito comuns em processos administrativos. O resultado? Precisão e qualidade.

 

Processos burocráticos  e multidisciplinares

Alguns processos precisam de mais tempo para execução pois dependem de questões externas a empresas, como controles fiscais e de cobranças. Há processos, também, cujas informações base são buscadas em planilhas e fluxos de trabalhos em diferentes setores da empresa, a exemplo do controle de comissões. Não automatizar processos como este traz impactos à agilidade e à segurança da informação, que pode se perder durante o trajeto multidisciplinar. Se isso acontecer, reverter a decepção da equipe com a tecnologia será um desafio.

 

Processos engessados, mesmo controlados via sistema

Algumas empresas até possuem ERPs implantados, mesmo que sob infra local, mas trabalham com fluxos muito engessados. Processos assim envolvem solicitações de mudança constantes, para que os fluxos reais se encaixem aos modelos de fluxos engessados em sistemas genéricos. As mudanças neste sentido dependem de mais tempo de dedicação da equipe à análise de alterações. Análises demoradas trazem risco de retrabalhos e tiram o foco das características específicas dos processos da empresa, coerentes com o segmento em que ela está inserida. É importante indicar processos engessados para uma gestão mais versátil e adaptável via ERPs, com critérios específicos, por exemplo, ligados à gestão de estoque e à gestão prestação de serviços. Neste sentido, sistemas segmentados, como os oferecidos pela LINKCOM, são as alternativas mais recomendadas. Confira!

 

 

 

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