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Adquiriu um ERP? E agora, como garantir colaboradores comprometidos?
Por: Comunicação LINKCOM 20 de Dezembro de 2017 em: Blog

Isso pode ser um obstáculo ou uma oportunidade de crescimento. Caberá ao gestor, através de diretrizes e postura, orientar o ritmo desta implantação.

Sistemas são realmente soluções automatizadas, mas a melhor “solução” de análise ainda é o homem e a principal “tecnologia” que o move é a motivação! Garantir o comprometimento de colaboradores não é para amadores, mas sem eles nenhuma rotina será otimizada, com ou sem um sistema de gestão.

Para driblar este possível obstáculo, dividimos com vocês algumas ideias e boas práticas:

 

1 - SÓ ACEITAMOS O QUE ENTENDEMOS - COMUNIQUE!

Os profissionais precisam entender, mesmo que de forma marco, o que será feito e como eles farão parte das novidades na rotina profissional, sem se sentir ameaçados por elas. É importante que grandes decisões e mudanças planejadas sejam comunicadas aos colaboradores, sempre sob um discurso conciliador e encorajador, que demonstre o quanto a participação deles será importante, afinal o desafio e mudar é de toda empresa, sem exceções.

 Crie uma rotina de comunicação informal, com alguns minutos dedicados a um bate papo, pequenos encontros e com comunicados periódicos, sob visual leve, já trazendo informações, analogias e imagens que traduzam o que está por vir.

 Lembre-se: Brasileiro, geralmente, tem memória curta e precisa de inputs (entrada de informações) constantes, até que um novo comportamento e novas ideias sejam incorporadas à rotina que será otimizada. Alguns profissionais podem até se destacar em comprometimento, como pontos acima da curva. Use eles como aliados na comunicação, não só para motivá-los, mas para que eles ajudem a motivar a equipe como líderes informais, mais próximo à realidade dos colegas.

 Um bom começo de conteúdo é a apresentação dos benefícios da mudança pela automatização. Sempre relacione as novas a objetivos macro e fatores críticos de sucesso da organização. Discutindo sobre sistema de gestão, fale sobre:

  • Melhorias na comunicação e gestão de toda equipe para potencializar resultados
  • Controle otimizado, completo e definitivo da rotina, reduzindo retrabalhos
  • Facilidade da identificação e eliminação de desvios, melhorando índices da Qualidade Precisão de lançamentos em relação a interfaces manuais para resultados mais precisos;
  • Redução de custos operacionais, liberando a equipe para tarefas mais desafiadoras;
  • Otimização dos fluxos de informações, para mais rastreabilidade e confiabilidade
  • Eliminação de retrabalhos e redução do tempo de respostas ao mercado e clientes;

 O software e sua implantação, mesmo aliado à comunicação constante e direcionada, não garante que as equipes trabalharão unidas, mas facilitará a integração e o entendimento do todo, sem o sentimento de predileções ou ameaças.

 

2 - DEFINA RESPONSÁVEIS

Mudanças demandam a estruturação de uma estrutura de Projetos (sig.: “Plano para realização de um ato; esboço. O que se tem a intenção de fazer…”). Neste sentido, para cada atividade do Plano, um ou mais responsáveis devem ser nomeados e cobrados como tal.

Comunicar a responsabilidade começa na fase anterior. Até aí tudo bem! Mas executar ou mesmo acompanhar a execução da contratada merece atenção e sentimento de dono, afinal prazos e aprendizado, algumas vezes, são negligenciados e um dono precisa estar lá para direcionar equipe e esforços para o planejado, antes de procurar culpados.

Para eles:

  • Estabeleça metas de controle para acompanhamento, inclusive, da equipe estratégica (gestores - tomada de decisão)
  • Motive, se necessário, atrelando os resultados à políticas de meritocracia e remunerações variáveis.
  • Estabeleça uma rotina de reportes periódicos, não só do andamento do Projeto, mas da rotina, afinal o que não é medido, não é gerenciado e, consequentemente, não pode ser melhorado.

Otimizar processos e melhorar o “modus operandi” da empresa gera mudança de cultura e essa cultura vem do exemplo. Tenha e cobre que profissionais “donos”, como lideranças formais ou informais, sejam a postura e o controle operacional exemplo do que sua empresa é, ou tem como ideal.

 

3 - APRESENTE AS PRIORIDADES COMO UMA PRIORIDADE

Qualquer nova implantação de metodologias ou de sistemas ERP precisa ser tratado como prioridade. Lembre-se do ditado “Pau que nasce torto, nunca se endireita!”. O planejamento e o começo efetivo da implantação irão ditar as regras de todo o processo de adaptação.

Enfatize e “escandalize” todos os Projetos que devem ser prioritários. Gestores devem tratá-los como tal e, neste sentido, devem, conhecendo as outras responsabilidades do cargo, entender a rotina de trabalho de setor e saber onde ela pode ser modificada para administrar novas prioridades.

Tenha sempre a gestão de qualidade como aliada nestes processos. Todos os departamentos da empresa precisam dar uma correta importância aos processos, se comprometendo com as novidades e utilizando ferramentas da qualidade para apoiar a análise crítica do processo, com foco na melhoria contínua

Prioridades bem comunicadas e monitoradas evitam desculpas e possíveis boicotes ao processo. Com estas dicas, os colaboradores entenderão como estão inseridos na fase de adaptação a uma nova ferramenta, facilitando seu comprometimento, aprendizado e incorporação da nova rotina, sem receios nem fugas para o comodismo.

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